Expertens råd till ledare: håll kriskommunikationen regelbunden

Upplever du att det överlag finns beredskap för krissituationer i svenska bolag? 

Beredskapen och planeringen för krissituationer varierar mellan företag och organisationer, vad jag kan se är att krisplanerna generellt har förbättrats de senaste åren. Det är otroligt viktigt att som ledare ha en plan för krissituationer som innefattar vilka personer som ingår i krisgruppen samt att det ska finnas en uttalad talesperson. Någon som ska hålla regelbunden kommunikation både internt och externt. Den interna kommunikationen ser jag som särskilt viktig att upprätthålla och alltid ha på agendan. Även om man i krisgrupp och ledning anser att man kommunicerat alla verksamhetsmål och åtgärder internt och det inte finns något nytt att säga så är det viktigt med regelbunden information till hela organisationen. Det skapar trygghet och förtroende för ledningen. Finns det inget nytt att berätta; säg det, men kom ihåg att kommunicera regelbundet.

Vilka verktyg kan ledare använda för att hålla organisationen lugn och fokuserad på verksamhetsmål även i kristider? 

Kontinuerlig kontakt både i gruppform och enskilt är nyckeln för att behålla fokus och motivation. Vid distansarbete är det som ledare klokt att använda videokonferenser då det skapar en större samhörighet än ett telefonsamtal eller mail när vi träffas virtuellt och även ser varandra. Att få lyssna och se en person som berättar ger ett mer personligt intryck än att läsa informationen och det inger en ännu större trygghet. Det är bra om det även ges möjlighet till att ställa frågor under presentationen. Ett chattverktyg kan vara ett substitut för småpratet som annars sker över skrivbordet och vid kaffeautomaten, sådana initiativ tycker jag att man som ledare bör implementera.

Vad mer kan man som ledare ha i åtanke när det kommer till den interna kommunikationen?

Extrem tydlighet, särskilt om man har medarbetare på distans som inte har samma möjlighet att ställa frågor och att läsa av ansiktsuttryck och kroppsspråk. Det du kommunicerar måste vara glasklart och inte föremål för tolkningar. Även fast du själv anser att du kommunicerat allt och inte tycker att det är aktuellt att komma med ny information ska man ha regelbunden kommunikation vid fastställda tider eller via fastställda kanaler. För medarbetarna är ”inget nytt” även det en form av nyheter och det inger ett lugn när de anställda hela tiden känner sig trygga i att de har den senaste informationen.

Hans sju tips för ledarskap och kommunikation i kristider: 

1 Förberedelse – krisen kommer förr eller senare. Var förberedd genom att ha en krisplan med innehållande kriskommunikationsplan. Bestäm vilka personer som ska ingå i krisgruppen och vem som är talesperson.

2 Var tillgänglig och proaktiv – svara alltid på frågor från kunder, leverantörer, medarbetare och mediepersoner. Även om du inte har något att berätta eller någon ny information så är det bättre att säga det och att tala om när och hur du kommer att framföra ny information.

3 Fakta och snabbhet – ta fram fakta om det inträffade och berätta det du vet. Beskriv det inträffade och var ärlig. Agera snabbt och behåll initiativet i kommunikationen.

4 Be om ursäkt – om ni har gjort fel ska du be om ursäkt, skyll aldrig ifrån dig.

5 Åtgärder – när ni konstaterat vad som skett – redovisa utförligt vad som har inträffat och vilka åtgärder som ni genomför för att lindra skadan och för att den inte ska inträffa igen.

6 Intern information – ofta informerar man den egna personalen för lite. Håll dem löpande informerade om vad som sker. Även här är det viktigt att ha en kontinuerlig information, även om det för tillfället inte finns något nytt att berätta.

7. Undvik ryktesspridning –  under osäkra tider och nya situationer florerar det en mängd rykten bland annat på sociala medier och självutnämnda experter har ofta starka åsikter som ofta inte är verifierade med fakta.